Kantongi Banyak Penghargaan, KAI Komitmen Untuk Memperluas Aksesibilitas Arsip

Kabar BUMN - KAI merupakan perusahaan BUMN yang bertanggung jawab atas pengelolaan dan pengoperasian layanan kereta api di Indonesia.

PT Kereta Api Indonesia (KAI) mendorong pelestarian arsip sebagai bagian dari warisan budaya dan sejarah perkeretaapian di Indonesia, KAI memiliki komitmen yang kuat terhadap pelestarian arsip sebagai sumber informasi berharga dan warisan nasional.

Pengelolaan, penyimpanan, dan perawatan dokumen dinamis maupun statis adalah bagian yang sangat penting. Untuk mengatasi permasalahan pengelolaan dokumen tersebut, KAI membentuk Unit Corporate Document Management sebagai pelaksanaan amanat dari Undang-Undang nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.

Baca Juga: H-1 Penutupan Rekrutmen Bersama BUMN, Ada Tambahan Kuota Pendaftar hingga 23.000

Vice President Pulic Relations KAI Joni Martinus mengatakan, dalam mengelola arsip, KAI berkomitmen untuk melakukan optimalisasi penyelenggaraan kearsipan perusahaan sesuai dengan norma, standar, prosedur dan Kriteria kearsipan yang berlaku serta menerapkan ISO 9001:2015 Quality Management System sejak tahun 2012 dan ISO 30301:2019 Record Management System sejak tahun 2022.

"Hal ini selaras dengan visi dan misi perusahaan serta peningkatan yang berkelanjutan," kata Joni.

Adapun jenis arsip yang dikelola KAI terdiri dari arsip non takah/umum, buku, media baru, elektronik, kepemilikan aset, legal, sertifikat tanah, AJB, inaktif, takah dan arsip yang diciptakan dari Rail Document System (aplikasi korespondensi dan kearsipan elektronik yang digunakan oleh seluruh pekerja KAI).

Baca Juga: Ini Jajanan Khas Korea Selatan yang Sekarang Mudah Ditemui di Kaki Lima

"Khazanah arsip yang dimiliki oleh KAI dari era Hindia Belanda sampai saat ini sekitar 3 juta arsip," ungkap Joni.

Lebih lanjut Joni menyampaikan, arsip-arsip tersebut dalam pengelolaannya memerlukan sarana dan prasarana khusus, memperhatikan akses keamanannya, keselamatan, kebersihan, suhu, kelembapan arsip, dan sumber daya manusia yang bersertifikasi.

Joni melanjutkan, untuk mengelola dokumen sebanyak ini, KAI juga rutin memberikan pelatihan terkait arsip kepada pegawainya dengan bekerja sama dengan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), National Archives of Netherland (NAN), lembaga pendidikan dan instansi kearsipan lainnya.

Dalam pengelolaan arsip, KAI turut mendukung transformasi digital, sejak tahun 2010 Unit Corporate Document Management KAI telah melakukan proses digitalisasi dan restorasi arsip konvensional, koleksi foto, audio, serta video secara berkelanjutan untuk meningkatkan aksesibilitas dari materi dokumen dan menghindari kerusakan atau kehilangan arsip.

Baca Juga: Infofarma Gandeng PT Bintang Kencana Artha Perluas Jaringan Distribusi

Selain itu, pengembangan aplikasi Rail Document System dilakukan untuk memudahkan pengelolaan arsip perusahaan sebagai langkah mendukung modernisasi sistem administrasi perkantoran dan kearsipan.