Baca Juga: Snack Sehat Penambah Produktivitas Kerja
3. Pisahkan email dokumen penting
Kadang ada email yang berisi dokumen penting, isi kontrak atau pun hal-hal yang sudah lewat tetapi sayang untuk dibuang.
Letakan dalam folder lainnya dan beri judul secara terpisah misalnya, folder kontrak, folder jurnal, folder dari departemen atau divisi A.
Dengan cara ini akan memudahkan Anda ketika membuat email dan membutuhkan materi tersebut. Ini akan sangat menghemat waktu dan mengurangi stres.
Baca Juga: Langkah-Langkah Ini Ditujukan Bagi Pekerja yang Ingin Lebih Produktif dan Memenuhi Target
4. Setting kalender dan reminder
Saking banyaknya pekerjaan orang sering lupa membalas email penting. Otak manusia pun terbatas dalam mengingat, karena itu gunakan kalender atau reminder.
Catat kapan Anda harus membalas sejumlah email penting dan gunakan remind pada tanggal dan jam berapa harus dibalas.
Sebaiknya reminder di-setting satu hari atau 6 jam sebelum deadline agar masih punya waktu untuk mempersiapkan jawaban email tersebut.
5. Gunakan template
Setiap balasan email urusan kantor perlu dibalas secara profesional dengan memenuhi standar surat menyurat bisnis. Bila Anda harus membalas banyak email ini tentu buang-buang waktu.
Karenanya gunakan template ketika membalas. Dalam template atur kata pembuka dan kata penutup. Termasuk nama, divisi, dan alamat kantor di setiap akhir surat.
Bisa juga men-setting template jawaban otomatis ketika surat masuk, misalnya 'terima kasih sudah mengirimkan email. Kami akan segera merespons dalam waktu seminggu.
Baca Juga: Penting Diketahui! Ini Etika Membalas Surel Bisnis Agar Terlihat Profesional
Atau bila Anda sedang dalam masa sibuk deadline, bisa juga membuat template jawab, seperti ' Dari tanggal.. sampai.. saya tidak bisa menjawab email. Harap maklum'.***