Kabar BUMN - Meeting yang berlangsung berjam-jam tidak hanya melelahkan dan membosankan, juga sering membuat pekerjaan utama justru jadi terbengkalai. Belum tentu juga pertemuan tadi menghasilkan ide atau solusi.
Kalau sudah begitu, rasanya malas jika ada undangan meeting lagi. Malas sih boleh saja, tetapi tetap harus dilakukan.
Agar meeting mencapai tujuan yang diharapkan, coba saja membuatnya lebih singkat, efektif dan tidak melelahkan. Ini beberapa langkahnya.
Baca Juga: 5 Cara Menghadapi Atasan Yang Banyak Tuntutan, Salah Satunya Jangan Takut Bertanya
1. Siapkan agenda meeting
Sering kali orang datang ke ruang meeting tanpa tahu tujuan dan materi pembahasan. Ini yang menyebabkan pertemuan jadi terasa membosankan dan tidak efektif.
Ketika membuat meeting, terutama pimpinan meeting, harus menentukan agendanya. Jangan lupa informasikan kepada seluruh peserta apa saja yang akan dibahas.
Tentukan juga meeting akan berlangsung dari jam berapa hingga jam berapa, guna menghindari obrolan tidak jelas dan melebar kemana-mana.
Baca Juga: Saat Lelah di Tempat dan Suasana Kerja Baru, Jangan Ragu Untuk Memotivasi Diri Sendiri: Saya Bisa!
2. Tentukan prioritas
Buat prioritas materi-materi apa yang harus dibahas. Yang jadi prioritas dibahas secara mendalam dan detail.
Lalu sisanya, materi tambahan yang bisa dibahas belakangan bila ada waktu. Usahakan untuk menepati waktu meeting.
Kalau pun darurat, sebaiknya tidak molor lebih dari 30 menit. Materi yang bukan prioritas, dibahas secara selintas saja. Lalu, bisa dilanjutkan pada pertemuan berikutnya atau lewat email.
Baca Juga: Langkah Jitu Menghadapi Rekan Kerja yang Sering Memotong Pembicaraan
3. Batasi peserta meeting
Meeting yang pesertanya terlalu banyak bisa terasa panjang dan membosankan karena semua orang urun bicara. Karenanya batasi peserta pertemuan.
Tidak perlu semua anggota divisi ikut serta. Cukup ketua dan wakil divisi. Biarkan mereka yang kemudian menurunkan hasil meeting pada anak buahnya.